Компания известна благодаря выполнению полного цикла строительства от проектирования до поставки оборудования и пуско-наладочных работ, работе по EPC-контрактам, качественному инжинирингу и управлению проектами.
Валерия Мартышова - руководитель проекта внедрения со стороны Исполнителя.
Технический Директор - руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.
Цели проекта
Внедрение электронного документооборота с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией со следующими основными функциями:
- контроль поступления и движения проектно-технической документации по проекту;
- прозрачный процесс согласования документации как между различными подразделениями компании, так и между организациями;
- удобное единое хранилище данных электронном виде;
- удаленный доступ через браузер и разграничение прав.
Выбор системы
При выборе будущей системы технического документооборота ЗАКАЗЧИК в первую очередь ориентировался на создание условий для эффективной работы, при которых увеличится оперативность взаимодействия сотрудников и снизятся затраты организации за счет упорядоченного хранения документов по проекту в едином информационном пространстве, наряду с автоматизацией управления документацией.
Именно поэтому выбор в первую очередь пал на отечественную систему Appius-PLM УПСД, работающую на платформе 1С: Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента, предназначенную для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства.
Подготовительный этап
В качестве подготовительного этапа компания APPIUS взяла на себя задачу по подготовке подробного технического задания на основе анализа документации, процессов и потребностей ЗАКАЗЧИКА, включая существующие инструкции и процедуры, а также технические условия и контрактные требования по проекту. Исходя из полученной информации была разработана «Процедура управления технической документацией проекта компании ЗАКАЗЧИКА.
В рамках разработанной процедуры была определена структура хранения документации в дереве проекта для дальнейшей загрузки исторических данных (т.е. документации, которая на момент внедрения уже поступила и была рассмотрена, либо согласована и утверждена). На основании данных от ЗАКАЗЧИКА были настроены свойства и подчинения элементов, и введен состав проекта в виде структуры дерева, который отражает текущее логическое разбиение деятельности организации по проектам, объектам, подобъектам и т.п:
- Уровень 1 Код Заказчика (ХХХ)
- Уровень 2 Код пускового комплекса (АВ-1 и АВ-2)
- Уровень 3 Код установки (ABC1, ABC2 и т.д)
- Уровень 4 Тип документации (Рабочая документация, Проектная документация и т.п.)
- Уровень 5 Объект (для рабочей/сметной/конструкторской документации)
- Уровень 6 Комплект документов
Фрагмент структуры представлен на рисунке ниже:
Рис. 1
Загрузка исторических данных
Система Appius-PLM УПСД обладает специальным модулем автоматической загрузки Главного Реестра Документации (ГРД), который может быть использован как для создания пустых карточек запланированных к выпуску документов, со всеми необходимыми (обязательными) атрибутами: номер документа, наименование документа, ожидаемый статус, планируемая дата выпуска и т.п. так и для загрузки исторических данных, а именно всех ревизий уже выпущенной документации, включая возможность автоматического вложения в карточку документа всех файлов (файл самого документа, файл в формате разработки, приложения, листы замечаний и т.д.) относящихся к каждой отдельной ревизии.
Данный инструмент позволяет контролировать прогресс выпуска документации в ходе реализации проекта, так как в этом случае система может с высокой точностью отследить процент выпущенных документов в соотношении к запланированным к выпуску, и вывести данную информацию в виде разного типа отчетов (списком в формате .xlsx или .doc, в виде диаграммы и т.д.) для дальнейшего понимания причин задержки выпуска с целью проведения соответствующих мероприятий по ликвидированию отставания.
На момент внедрения системы в организации ЗАКАЗЧИКА использовались ГРД с перечнем документов по проекту для рабочей и сметной документации. Компания APPIUS совместно с представителями ЗАКАЗЧИКА ответственными за технический документооборот на основании существующих реестров предварительно прогрузили в систему пустые карточки комплектов документов (рис. 2, рис. 3 и рис. 4) в соответствии со структурой проекта (рис.1):
Рис. 2
Рис. 3
При этом проектная документация была прогружена в систему на основании состава проекта со следующей структурой в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 (ред. от 01.12.2021) "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию":
Рис. 4
Так как на момент внедрения некоторые комплекты рабочей и сметной документации были выпущены в одной или нескольких ревизиях, а по одному из объектов была выпущена и согласована для дальнейшей экспертизы проектная документация в полном объеме, то в систему соответственно были прогружены все существующие ревизии выпущенные для каждого отдельного комплекта с привязкой к сопроводительному письму (так как на момент внедрения передача документации осуществлялась преимущественно сопроводительными письмами).
Рис. 5
Прогрузка структуры проекта и исторических данных в короткие сроки с начала момента внедрения, позволила ЗАКАЗЧИКУ начать регистрировать документы вручную в режиме реального времени, не дожидаясь настройки остальных модулей.
Таким образом, сотрудники организации ЗАКАЗЧИКА получили доступ к документам в формате единого информационного поля хранения с возможностью проследить все итерации (ревизии) любого документа и начать работу по получению, регистрации и отправки технических документов и результатов их рассмотрения в ручном режиме буквально в течении нескольких недель после начала внедрения.
Оптимизация и доработка
Каждая организация и каждый проект уникален и никогда не повторяются с абсолютной точностью. Поэтому невозможно один формат управления документацией применить на все компании и все существующие проекты на сто процентов. К счастью, система Appius-PLM УПСД – это гибкая система, способная подстроиться если не под все, то под многие требования заказчиков.
Так в ходе внедрении в организации ЗАКАЗЧИКА возникла потребность в доработке и оптимизации некоторых процессов. В частности, были осуществлены следующие изменения в типовой системе с расширением ее функциональных возможностей:
- автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) по форме подрядчика (проектного института) при условии обозначения шифра комплектов кириллицей, а наименование самих файлов электронных документов латиницей. При этом выполнена настройка отображения ревизий по дате для ряда комплектов документов, для которых обозначение ревизии отсутствует.
- настройка уникального бизнес-процесса рассмотрения документации с привлечением к рассмотрению в системе без прямого доступа в базу сторонних организаций.
- формирование листа замечаний в формате .xlsx на каждый документ после завершения БП по уникальному шаблону организации ЗАКАЗЧИКА.
- настройка уникальных печатных форм исходящих накладных на передачу документации.
Автоматическая загрузка документации
При получении документов от подрядчика по накладной пользователь имеет возможность осуществить автоматическую загрузку документов в Систему через соответствующий пункт меню «Импорт накладной и ответов на замечания» указав каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте в соответствии с наименованиями документов из накладной.
При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и PDF формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.
Особенностью автоматической загрузки в рамках внедрения в организации ЗАКАЗЧИКА является отсутствие обозначений ревизий как таковых для некоторых комплектов документов в ряде случаев. В таких ситуациях создается ревизия по дате передачи с последующим отображение даты в представлении комплекта в дереве с целью дифференциации различных выпусков одного комплекта (рис.6):
Рис. 6
Также особенностью модуля является возможность во время загрузки определять шифр комплекта в наименовании электронных файлов в виде латиницы, в то время как в накладной для обозначения комплектов использована кириллица. Данный функционал удалось реализовать за счет транслитерации знаков русского и латинского алфавита непосредственно в системе.
В результате использования модуля автоматической загрузки регистрация большого количества комплектов занимает всего несколько минут, что существенно экономит время специалистов по документообороту и исключает человеческий фактор в пропуске ошибок по оформлению и комплектации передаваемого объема документов и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации.
Рис. 7
Настройка уникального бизнес-процесса
В Системе имеется автоматизированный типовой процесс рассмотрения документации, в рамках которого документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель» где:
- Куратор – сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.
- Рецензенты – это сотрудники компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.
- Руководитель – сотрудник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
Ниже представлена карта маршрута типового бизнес-процесса рассмотрения документации (рис.8):
Рис. 8
Однако в требованиях от ЗАКАЗЧИКА было добавить к процессу рассмотрения сторонние организации без непосредственного доступа в систему (хотя такая возможность в системе есть).
В связи с этим в рамках типового бизнес-процесса рассмотрения были добавлены уникальные под-процессы получения ответов от определённых организаций. Настройка была выполнена таким образом, чтобы Руководитель в окне оформления замечаний (Рис.9) на этапе согласования результатов рассмотрения смог выбрать соответствующие дополнительные действие в случае необходимости:
- Получить ответ от «Подрядчик»
- Получить ответ от «Генеральный Заказчик»
Рис. 9
Далее, прежде чем отправить результаты рассмотрения подрядчику по проектированию, подзадачи отправить документацию на дополнительное рассмотрение (Рис.10) в выбранные организации приходит инициатору бизнес-процесса (сотруднику технического документооборота организации ЗАКАЗЧИКА).
Рис. 10
