Компания АППИУС разработала процедуру управления технической документацией с помощью Appius-PLM

Рады сообщить, что компания АППИУС оказывает методологическую поддержку заказчикам на этапе внедрения системы технического документооборота "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" путем адаптации специально разработанной типовой процедуры управления технической документацией под специфику работы предприятия, исходя из его сферы деятельности.

Методика управления технической документацией содержит детальную схему жизненного цикла документа применительно к СТДО Appius-PLM УПСД. Кроме того, она включает в себя подробное описание всех автоматизированных процессов и предоставляет универсальные типовые формы, в частности:

• порядок формирования дерева проектов;

• методику нумерации;

• методику присвоения номеров ревизий;

• порядок оформления главного реестра документации (ГРД)/накладных/писем/матриц ответственности и их шаблоны;

• порядок разграничения прав доступа к элементам;

• требования к процессу рассмотрения документации;

• требования к процессу согласования выпускаемых документов;

• требования к порядку выдачи замечаний/формату листа замечаний;

• требования к формату документов;

• порядок взаимодействия с подрядчиком;

• требования к именам файлов.

Далее рассмотрим некоторые из этих пунктов. К примеру, структура дерева проектов в Appius-PLM отражает текущее логическое разбиение деятельности организации по проектам, объектам, подобъектам, стадиям реализации и т. п. (рис 1.).

Рис. 1. Дерево проектов

По индивидуальному номеру документа можно легко определить его принадлежность к проекту, объекту, стадии, дисциплине и т. д.

Каждому комплекту документов номер присваивается в соответствии с единой схемой. Также возможна подокументная нумерация. Способ идентификации документации выбирается индивидуально в соответствии с производственными особенностями организации. Пример нумерации комплекта рабочей документации и расшифровка схемы приведены в выдержке из процедуры по управлению технической документацией:

Рис. 2. Схема нумерации рабочей документации

Перед началом выпуска документации на различных стадиях проекта каждым подрядчиком составляется реестр выпускаемой документации.

 
Рис. 3. Пример главного реестра документации

ГРД представляет собой реестр в xlsx-формате, содержащий информацию для заполнения обязательных полей карточки документа (рис. 3). Перед началом работы c каждым проектом в Appius-PLM этот перечень загружается для создания пустых карточек документации с обязательными атрибутами: номер документа, наименование документа, ревизия, планируемая дата выпуска и т. п. Создание дерева проектов может проводиться как в ручном режиме, так и с использованием специального инструмента для автоматического импорта.

ГРД может обновляться в ходе проекта в соответствии с текущими потребностями. В таком случае подрядчик обязан проинформировать о планируемом изменении и направить новую редакцию ГРД для загрузки в Appius-PLM.

Использование накладных в Appius-PLM также обязательно для всех документов, которыми обмениваются организация и подрядчик. Каждая передача технической документации от подрядчика и наоборот должна сопровождаться накладной. 

Рис. 4. Пример входящей накладной

Например, документы от подрядчика должны сопровождаться входящей накладной (рис. 4). Она может быть представлена на сетевом ресурсе в форматах pdf и xlsx. В рамках одной накладной может передаваться неограниченное количество документов. Для входящих накладных так же существуют правила нумерации (рис. 5).

Рис. 5. Пример схемы нумерации входящих накладных

Рассмотрение документации происходит по маршруту, построенному на основании предварительно загруженной в Appius-PLM матрицы ответственности. Она содержит в себе информацию о связи между документом и специалистом. Система автоматически формирует задачи для каждого участника процесса рассмотрения в зависимости от определенной в матрице роли (рецензент, куратор, утверждающий, информируемый) и отправляет уведомления о них на электронную почту.

Далее документ рассматривается в следующей последовательности: рассмотрение рецензентами, куратором, утверждение руководителем. По завершении процесса рассмотрения Appius-PLM автоматически формирует результаты рассмотрения документов (лист замечаний, консолидированный файл результатов рассмотрения). После рассмотрения документы и файлы результатов рассмотрения возвращаются подрядчику по исходящей накладной для отработки замечаний и выпуска новой ревизии (в случае наличия замечаний).

На типовой процедуре основана комплексная технология быстрого внедрения Appius-PLM. После утверждения руководителем организации данная методика стандартизирует и регламентирует подход к управлению технической документацией с помощью Appius-PLM на предприятии.

Она позволяет в максимально короткие сроки ввести систему в опытную эксплуатацию. На следующем этапе система будет модифицироваться под индивидуальные требования заказчика, которые выявились в процессе ее эксплуатации пользователями. Теоретические предположения для технических доработок при этом полностью исключаются.